Memoir Putera Lapis Mahang

Memoir Putera Lapis Mahang

Tuesday, October 30, 2012

SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN: BHG 4

dari Bahagian 3

  SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN  
  BAHAGIAN 4  



Kembali berceloteh tentang pengalaman aku mengendalikan perolehan Kerajaan. Kebanyakan kaedah perolehan yang dipohon oleh KEMENTAH semasa aku bertugas di MOF adalah prolehan secara Rundingan Terus (Direct Negotiation). 

Sejarah Perolehan Kerajaan selepas negara mencapai kemerdekaan adalah diwarisi dari sistem perolehan Kerajaan Britain.  Semua perolehan dari luar negara hanya menggunakan khidmat Crown Agents.  Sehinggalah negara telah mampu menguruskan sendiri sistem perolehan dari kontrak dengan syarikat luar negara.

Semasa aku melapor diri di MOF, terdapat satu Kontrak Perolehan dari MINDEF yang masih berjalan.  Iaitu perolehan 6 buah pesawat Super Lynx dengan Syarikat Westland Helicopters, UK.  Perolehan helikopter ini dilakn]sanakan secara Rundingan Terus. Malah aku berpeluang mengikuti satu mesyuarat Project Management Review (PMR) di Yeovil, UK.  Rombongan diketuai Timbalan KSU MINDEF, Datuk Hj Ahmad Pharmy.


Yeovil, Somerset, UK 
Super Lynx Mk 100 TLDM

Light Observation Helicopter A109 PUTD

Selepas itu beberapa perolehan besar (semuanya secara Direct Negotiation) yang mana aku terlibat secara langsung dalam pemprosesan kertas cadangan ialah perolehan Sea Skua Missiles untuk TLDM, perolehan 9 buah PC7 Mk II untuk TUDM, Program Pemanjangan (Stretched) dan Avionic Upgrade pesawat C-130H, perolehan 2 buah pesawat A109 untuk JBPM, perolehan 11 buah LOH untuk PUTD, perolehan 6 buah helikopter Fennec AS555 untuk TLDM, perolehan 10 buah Mi-17 untuk TUDM (dibatalkan di saat akhir kerana kekurangan peruntukan), perolehan radar Alenia untuk SOC 1 TUDM, perolehan tambahan 2 buah CN235 VVIP version, perolehan penggantian sebuah pesawat Global Express TUDM dan perolehan sebuah pesawat BBJ-747-700 dari MAS.

Kontrak rundingan terus bukan sahaja melibatkan perolehan pembekalan aset-aset utama dan unik bahkan turut melibatkan kontrak-kontrak dukungan seperti kontrak penyelenggaraan pesawat, kontrak pembekalan alat ganti dengan syarikat OEM, kontrak dengan MRO luar negara dan sebagainya.



JANGAN KELIRU.  Pembelian secara Rundingan Terus adalah berbeza dengan Pembelian Terus.  Pembelian terus hanya melibatkan pembelian barangan produk tempatan, boleh dibeli di mana-mana kedai di dalam kawasan pembelian, tiada kontrak pusat, tidak perlu perbandingan harga (asalka harga yang ditawarkan bersesuaian dengan kualiti dan kawasan geografi dan harga dihadkan kepada RM200,000 setahun untuk satu jenis barangan.

Perolehan Rundingan Terus tiada had nilai ditetapkan, boleh dibeli sama ada dari syarikat dalam atau luar negara dan yang paling penting mendapat kelulusan khas dari Perbendaharaan.


 DASAR PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS 

  • Rundingan Terus bukan satu kaedah perolehan biasa. Ia dikategorikan sebagai perolehan secara luar biasa seperti mana Pembelian Darurat.
  • Perolehan cara ini dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor/pembekal (MAKNANYA boleh dilaksanakan tanpa melalui proses tender atau sebutharga) setelah mendapat kelulusan khas Perbendaharaan.
  • Perolehan barangan yang unik yang hanya satu pembekal sahaja yang boleh membekalkan barangan/perkhidmatan tersebut.
  • Kriteria perolehan secara rundingan terus mengikut garis panduan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan pada tahun 2000 adalah seperti berikut:
    • Satu pembekal atau pemegang francais sahaja yang boleh membekalkan barangan.
    • Projek/keadaan terdesak yang memerlukan segera.
    • Bagi maksud penyeragaman – kesesuaian dengan barang sedia ada
    • Faktor keselamatan negara - bagi perolehan aset-aset strategik.
    • Khusus untuk syarikat Bumiputera yang bertaraf pembuat.

 


Kebiasaannya (berdasarkan apa yang diamalkan di KEMENTAH- khususnya TUDM) perolehan yang melibatkan proses rundingan terus dilaksanakan melibatkan syarikat-syarikat seperti berikut:
  • Syarikat pembuat atau 'Original Equipment Manufacturer (OEM)';
  • Syarikat senggaraan yang diiktiraf atau 'Maintenance, Repair and Overhaul (MRO)'
  • 'Government Link Company (GLC)' melalui program penswastaan.
  • Syarikat usaha sama antara Kerajaan dan OEM melalui 'Memorandum of Agreement'
Antara kategori kontrak yang diwujudkan secara rundingan terus adalah:
  • Foreign Military Sales (FMS) dengan 'Department of Defence of the USA' bagi mendukung pesawat F18D dan F5
  • Direct Procurement Agreement (DPA) dengan syarikat OEM, contoh;
    • British Aerospace System Ltd - mendukung pesawat Hawk
    • Indonesian Aerospace (PT Dirgantara Indonesia) bagi mendukung pesawat CN235.
    • Alenia Aermacchi SpA untuk mendukung pesawat MB339CM.
    • Sukhoi Aviation holding Co untuk mendukung pesawat SU30.
    • Thales Optronic System untuk mendukung peralatan avionik dalam pesawat SU30.
    • Syarikat Pilatus Aircraft Ltd untuk mendukung pesawat PC7.
 
  
 
 
  • Direct Procurement Agreement (DPA) dengan 'authorised repair station' atau 'MRO'. Contohnya:
    • DERCO Repair Service Inc bagi senggaraan komponen pesawat C130H.
    • Pacific Propellers Inc, Hamilton Sunstrand Ltd dan Vector Aerospace Ltd bagi senggaraan kipas pesawat C130H.
    • Piaggio Aerospace SpA bagi senggaraan enjin Viper pesawat MB339CM
    • Rolls-Royce Ltd bagi dukungan enjin Ardour pesawat Hawk.
    • PT Nusantara Turbin dan Propulsi bagi dukungan enjin GE CT7 pesawat CN235.
    • Helicopter Services inc dan Agusta SpA bagi dukungan helikopter Nuri (S61A) dan S61N1.
    • AIROD Techno Power Sdn Bhd bagi senggaraan enjin T56 pesawat C130.
  • Penswastaan (Privatization).  Antara kontrak MINDEF yang diwujudkan menggunakan konsep penswastaan, antaranya ialah:
    • AIROD Sdn Bhd- pada asalnya adalah Depot Baikpulih Kapalterbang (DEBKAT) TUDM di Subang yang dibuka pada tahun 1976 dan kemudiannya diswastakan pada tahun 1985 dan dikenali sebagai Aircraft Inspection and Overhaul Depot (AIROD) Sdn Bhd atau ASB.  ASB yang pada mulanya adalah syarikat joint-venture antara Aerospace Industries Malaysia (AIM) dengan Lockheed Aerospace System International Inc (LASI), USA kini adalah milik penuh National Aerospace and Defence Industries Bhd  (NADI).
    • PSCND Sdn Bhd- pada asalnya adalah Limbungan TLDM atau RMN Naval Dockyard di Pangkalan TLDM Lumut yang ditubuhkan pada tahun 1984 dan diswastakan pada tahun 1995 dan dikenali sebagai Penang Shipbuilding and Construction - Naval Dockyard Sdn Bhd (PSC-NDSB). Pada tahun 2005 PSCND telah dikuasai oleh Bousted Holding Bhd dan dutukar menjadi Bousted Naval Shipyard Sdn Bhd (BNS).
  
  • Program Kontraktorisasi (Contractorization Program). Program Kontraktorisasi hanya wujud dalam TUDM. Ia dilaksanakan secara berperingkat-peringkat mulai tahun 1997.  Sehingga kini terdapat 4 syarikat yang terlibat dalam Program Kontraktorisasi ini.
    • AIROD Sdn Bhd (ASB) bagi senggaraan pesawat PC7, PC7 Mk 2, Alouette. Blackhawk, Falcon 900, Global Express dan BBJ-747.
    • ZETRO Services Sdn Bhd (ZSSB) bagi senggaraan peralatan avionik dan sistem elektronik darat.
    • Satang Jaya Sdn Bhd (SJSB) bagi senggaraan peralatan safety and survival. Pada tahun 2010 SJSB telah distruktur semula dan dikenali sebagai Destini Prima Sdn Bhd (DPSB).
    • Sapura Technologies Sdn Bhd (STSB) bagi senggaraan peralatan simulator, CBT dan secondary trainer. Kini dikenali sebagai Sapura Defence Sdn Bhd (SDSB).
  

  • 'Memorandum of Agreement (MOA)'.  Aerospace Technology Systems Sdn Bhd telah ditubuhkan pada tahun 1995 di atas dasar MOA antara MOF Incorp (70%), MAPO MIG (25%) dan FSUE Rosboroozhenie (5%).  Kesemua ekuiti MOF Inc telah dibeli oleh NADI. Peranan utama kontrak dengan ATSC adalah untuk memberikan dukungan menyeluruh kepada pesawat MiG 29 TUDM.
  • 'Private Financing Initiative (PFI)'. Pada tahun 2010 Kerajaan telah melantik syarikat HeiTech Padu Sdn Bhd (HPSB) untuk membangun dan menyelenggara Sistem Simulator pesawat SU30MKM di PU Gong Kedak dengan kos RM258 juta melalui kaedah PFI untuk tempoh 10 tahun.  Ini adalah projek PFI yang pertama dalam KEMENTAH.
 

Selain dari yang disenaraikan di atas beberapa syarikat tempatan telah memeterai kontrak secara rundingan terus dengan kerajaan Malaysia (KEMENTAH) bagi melaksanakan fungsi kepakaran masing-masing.  Antaranya ialah:

  • Inisiatif Hati Sdn Bhd - latihan simulator juruterbang pejuang TUDM.
  • Ikramatik System Sdn Bhd - membangun dan menyelenggara peralatan Flight Training Device (FTD) pesawat PC7.
  • Caidmark Engineering Sdn Bhd - perkhidmatan analisis 'Engine Condition Monitoring System (ECMS)' pesawat TUDM.
Foreign Military Sales (FMS)


The US Dept of Defense's FMS program facilitates sales of U.S. arms, defense equipment, defense services, and military training to foreign governments. The purchaser does not deal directly with the defense contractor; instead, the Defense Security Cooperation Agency serves as an intermediary, usually handling procurement, logistics and delivery and often providing product support, training, and infrastructure construction (such as hangars, runways, utilities, etc.). The Defense Contract Management Agency often accepts FMS equipment on behalf of the US government.

FMS is based on countries being authorized to participate, cases as the mechanism to procure services, and a deposit in a US Trust Fund or appropriate credit and approval to fund services.

USAF FMS programs are assigned two-word  code names beginning with the word PEACE, indicating oversight by USAF Headquarters.  The second word in these code names is often chosen to reflect some facet of the customer, such as MARBLE for Israel or ONYX for Turkey. Code names appear in all capital letters.

Also, not all countries use this program, a notable one being Canada and most other Western nations who negotiate directly with the manufacturer.

Current US Air Force FMS cases include military sales to Pakistan, Iraq and Egypt. FMS cases that are in pre-award status (as of 2nd Quarter FY 2011) are India & Saudi Arabia.
No partner nation has yet succeeded in applying strict schedule clauses to a FMS program.
(Source: wikipedia.com)

Penswastaan vs Kontraktorisasi


Terdapat perbezaan antara privatization dengan contractorization:
  • Dalam Penswastaan, keseluruhan aset Kerajaan diambil alih oleh syarikat yang memberikan perkhidmatan melalui pembelian atau pemilikan saham MANAKALA dalam Kontraktorisasi tiada proses pengambil-alihan aset/fasilitet/bangunan oleh syarikat yang mengendalikan perkhidmatan. Syarikat dibenar menggunakan fasilitet, menjaga dan menyelenggaranya. 
  • Penswastaan melibatkan pemberian konsesi kepada Syarikat secara jangka panjang melebihi 10 tahun MANAKALA dalam Kontraktorisasi,  Kontrak antara Kerajaan dengan Syarikat untuk jangka pendek (5-10 tahun). Lanjutan kontrak adalah tertakluk kepada prestasi perkhidmatan.
  • Dalam Penswastaan, syarikat yang mengambil alih perkhidmatan boleh dijual kepada syarikat lain (atau dibeli semula oleh Kerajaan) mengikut harga pasaran semasa MANAKALA dalam Kontraktorisasi, hak Kerajaan ke atas aset yang dikontrakkan adalah kekal. Kontrak boleh ditamatkan jika tidak mencapai tahap prestasi/langgar kontrak.  Kerajaan menempatkan pegawai bagi  mengawal pelaksanaan kontrak.
  • Dalam Penswastaan, Kerajaan perlu membayar (seperti pelanggan yang lain) jika menggunakan fasilitet/perkhidmatan yang telah diswastakan MANAKALA dalam Kontraktorisasi, Kerajaan boleh mengambil atau menggunakan asetnya yang digunakan oleh kontraktor pada bila-bila masa tanpa apa-apa caj.


Berita yang berkaitan 'direct negotiation' 




Projek Limbungan TLDM Gagal

LUMUT (2005): Jawatankuasa Kira-kira Wang Negara (PAC) menyifatkan projek penswastaan limbungan kapal Tentera Laut Diraja Malaysia (TLDM) kepada PSC-Naval Dockyard Sdn Bhd (PSC-ND), gagal dan mahu kerajaan mengambil alih pengurusannya.

Pengerusinya, Datuk Shahrir Samad, berkata PAC mendapati pengurusan dan kepemimpinan PSC-ND amat lemah hingga menyebabkan projek pembinaan kapal peronda (PV) generasi baru TLDM bermasalah kerana beban hutang kepada kontraktor, pembekal dan vendor tempatan yang jumlahnya mencecah RM80 juta.

Beliau berkata, kesimpulan itu dibuat selepas ahli PAC mendengar taklimat Unit Perancang Ekonomi (EPU) mengenai penswastaan Naval Dockyard Sdn Bhd (NDSB) pada harga RM300 juta sebelum dinamakan sebagai PSC-ND serta taklimat TLDM mengenai kesan selepas penswastaan itu dan pihak Kesatuan Sekerja PSC-ND
“TLDM tidak berpuas hati dengan khidmat diberikan limbungan selepas penswastaan manakala kesatuan sekerja mengakui penswastaan tidak mencapai matlamat.

“Hasil taklimat ketiga-tiga pihak, PAC membuat kesimpulan penswastaan limbungan ini gagal. Kita meminta kepada Kementerian Kewangan, EPU dan Kementerian Pertahanan melihat kepada pilihan yang ada pada kerajaan untuk menamatkan penswastaan ini,” katanya pada sidang akhbar selepas mengetuai sekumpulan ahli PAC mendengar taklimat dan melawat limbungan itu, semalam. Ahli PAC lain yang bersamanya termasuk Timbalan Pengerusi PAC, Dr Tan Seng Giaw, Datuk Liow Tiong Lai dan M Kulasegaran.

PSC-ND diberi kontrak bagi membina 27 PV dengan pesanan pertama enam kapal bernilai RM5.4 bilion. Bagaimanapun, PVI dan PV2 yang sepatutnya diserahkan tahun lalu, belum dapat digunakan TLDM kerana masalah teknikal.

Shahrir berkata, pilihan yang PAC mahu kerajaan lihat adalah: 
  • Mengkaji berapakah kos diperlukan kerajaan untuk mengambil alih limbungan itu berdasarkan formula perjanjian penswastaan.
  • Menetapkan satu badan bebas bagi menyiasat dan membuat penilaian keadaan limbungan sepanjang diswastakan.
  • Penyelesaian kepada syarikat PSC-ND, melalui pemegang saham mereka dan kerajaan mempunyai saham dan boleh menstabilkan keadaan dan menguruskannya dengan cara baik.
  • PAC juga mahu kerajaan menyiasat kes itu dan mendakwa jika berlaku penyelewengan. 
“Kita sudah arahkan kerajaan jika ada kes jenayah seperti pecah amanah dan penyelewengan, kami mahu pihak kerajaan tidak bertolak ansur,” katanya. 

Ditanya punca kegagalan penswastaan limbungan itu, Shahrir berkata: “Sikap tamak, kelemahan pengurusan dan kepimpinan atasan syarikat.” 

Beliau berkata, projek itu berdaya maju jika pengurusan baik dan berhemah kerana mereka diberi jaminan projek antara RM100 dan RM110 juta setiap tahun. 

“Saya rasa kegagalannya kerana sifat tamak. Bila dia (syarikat baru) dah bayar RM300 juta, dia sudah dijanjikan kontrak RM5 bilion jangka pendek dan RM25 bilion bagi jangka panjang. 

“Dia tengok, saya akan jadi orang kaya, dia `makan cepat-cepat’, dia tidak fikir ini tanggungjawab yang berat yang patut dilaksanakan sebaik mungkin,” katanya. 

Shahrir berkata, Kementerian Kewangan dan Kementerian Pertahanan perlu mencari jalan mendapatkan peruntukan tambahan bagi ‘menyelamatkan’ PV1 dan PV2 yang mencapai tahap 95 peratus penyiapannya bagi membolehkannya diserahkan kepada TLDM

TUDM Gong Kedak Guna Khidmat Pusat Simulasi Pertama di Rantau Asia

BESUT (2010): Tentera Udara Diraja Malaysia (TUDM) kini memiliki sebuah pusat simulasi bagi kegunaan latihan operasi jet pejuang Su-30MKM (Sukhoi) berpusat di Pangkalan Udara TUDM Gong Kedak yang juga satu-satunya simulasi latihan seumpamanya di rantau Asia.

Menteri Pertahanan, Datuk Seri Dr Ahmad Zahid Hamidi, berkata pusat simulasi itu menempatkan dua set sistem yang berupaya menjalankan misi latihan secara online seperti mana dalam persekitaran penerbangan sebenar. Katanya, sistem yang dibangunkan oleh syarikat tempatan, HeiTech Padu Berhad (HeiTech), dengan kos perbelanjaan RM258 juta itu mula digunakan sejak awal November lalu.

"Kelebihan sistem ini ialah ia mampu melatih juruterbang dan pegawai sensor persenjataan termasuk krew teknikal dengan menggunakan tahap keupayaan tinggi dalam mensimulasi model penerbangan pesawat, khususnya Sukhoi," katanya pada sidang media selepas merasmikan pusat itu dekat sini hari ini.


Dr Ahmad Zahid berkata, sistem itu dapat menjimatkan kos perbelanjaan apabila kerajaan tidak perlu lagi menghantar juruterbang berlatih di luar negara seperti yang diamalkan sebelum ini. Katanya, TUDM mendahului negara lain yang mempunyai pesawat Sukhoi di rantau ini dalam melatih juruterbang kerana negara berkenaan sehingga kini masih terpaksa mengeluarkan belanja yang tinggi untuk menghantar juruterbang mereka berlatih di Russia.

Beliau berkata, pusat simulasi itu juga dapat melonjak kemahiran juruterbang dan pegawai TUDM sesuai dengan kehendak negara untuk melahirkan pasukan yang berkemahiran tinggi dan mempunyai tahap profesionalisme yang tulen serta sentiasa ingin maju. Katanya, pusat simulasi itu dibangunkan menerusi inisiatif pembiayaan swasta (PFI) dengan HeiTech Padu Berhad dipertanggungjawab mengurus operasi serta penyelengaraan bagi tempoh 10 tahun sehingga 2020.


Beliau berkata, Malaysia juga mampu melakukan pemindahan teknologi ke negara yang memerlukan dan sistem simulasi itu bukan hanya khusus untuk pesawat tempur tetapi boleh digunakan untuk simulasi pesawat komersial.


"Sejak dibangunkan pusat simulasi itu sudah melatih 28 juruterbang dan pegawai TUDM.

SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN: BHG 3

dari Bahagian 2



  SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN  
  BAHAGIAN 3  



Kembali berceloteh tentang pengalaman aku mengendalikan perolehan Kerajaan. Kebanyakan kaedah perolehan yang dipohon oleh KEMENTAH semasa aku bertugas di MOF adalah prolehan secara Rundingan Terus. Perihal rundingan terus ini, aku akan menulis tentangnya secara lebih terperinci kemudian.

Di peringkat awal aku berkhidmat di BPK, MOF, tender-tender yang bernilai melebihi RM50 juta akan dikendalikan sendiri oleh BPK. Manakala yang bernilai di bawah RM50 juta diturunkan kuasa kepada Kementerian masing-masing.   Bagaimanapun mulai tahun 2001, semua proses tender tanpa mengira nilai perolehan telah diturunkan untuk diproses oleh Kementerian masing-masing setelah mendapat kelulusan Perbendaharaan.  Pegawai Pengawal diberi kuasa untuk memproses perolehan tender tanpa mengira nilai perolehan.    Bagi tender yang bernilai melebihi RM30 juta, proses perolehan di Kementerian hanya boleh mula dilaksanakan (bermula dengan Surat Niat) setelah mendapat kelulusan dari Kementerian Kewangan.

Pengalaman menguruskan tender terbuka yang pertama (tahun 2000) dan terakhir ialah perolehan 11 buah  'Light Observation Helicopter (LOH)' untuk Pasukan Udara Tentera Darat (PUTD).  Aku sendiri yang menyediakan buku dokumen tender untuk dijual kepada pembida.  Beberapa pembida yang aku ingat ialah helikopter Bell (USA), Sokhol (Poland), Mi17 (Russia), Agusta (Italy), EADS (France) dan HAL, India.

Peringkat akhir mendapati Agusta (A109M) telah memenangi tender setelah berentap di peringkat akhir dengan AS355. Bagaimanapun atas beberapa sebab, tender tersebut telah dibatalkan dan perolehan tersebut ditenderkan semula.  Pada ketika ini proses tender telah diambil alih oleh KEMENTAH.  Akhirnya, A109 sekali lagi memenangi tender. Banayk cerita berkaitan tender ini, namun cukuplah setakat ini.  Signifikan kepada perolehan pertahanan selepas ini adalah perkembangan pengaruh negara Brigitte Bardot sebagai pembekal utama sistem pertahanan negara khususnya Laut dan Udara.

TENDER adalah kaedah perolehan yang paling telus dan memenuhi keperluan pengguna.  Ia juga lebih adil berbanding dengan cara atau kaedah perolehan yang lain. Tetapi kenapa masih ramai yang mengelakkan TENDER?

Auditor-General perlu juga jangan hanya melihat kesalahan penjawat awam yang membuat perolehan.  Kaji juga bagaimana proses tender dilaksanakan. Mengambil masa yang terlalu lama. Banyak kerenah. Kadangkala sehingga setahun atau lebih proses belum lagi selesai. Bajet yang disediakan tidak boleh digunakan.  Akibat tidak sabar menunggu proses tender, pada masa yang sama keperluan menggunakan barangan semakin mendesak, pengguna terpaksa membeli juga dengan menggunakan kaedah lain seperti sebut harga atau pembelian tempatan.


  PEROLEHAN SECARA TENDER  



Dasar Perolehan Secara Tender
  • Proses tender perlu laksanakan jika nilai perolehan melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis barangan:
    • Bekalan (AP 171, SPP 5/2009)
    • Perkhidmatan (AP 190, SPP 5/2009)
    • Kerja (AP 181, SPP 5/2009)
  • Pusat Tanggung Jawab (PTJ) adalah dilarang memecahkecilkan perolehan bagi mengelakkan pelawaan tender. (Rujuk: SPP 5/2007 para 4.2)
Perancangan Tender
  • Perihal berkaitan perancangan tender boleh dirujuk secara lebih terperinci kepada:
    • Peruntukan kewangan (AP168, SPP5/07 - para 4).
    • Barangan guna sama (AP 178.1. 5/07 - para 6.1).
    • Kajian pasaran (AP169.1).
    • Tentukan jenis Perolehan.
    • Pendaftar Kontraktor (AP184).
    • Menyediakan jadual perancangan (SPP5/07 para 3.2).
    • Penggunaan Mata Wang (SPP 5/2007 – para 12)
  • Dasar-dasar khusus yang perlu diambil perhatian apabila melaksanakan tender adalah seperti berikut:
    • Penggunaan bahan/barang/perkhidmatan tempatan;
    • Keutamaan kepada Syarikat Bumiputera;
    • Perolehan secara percuma atas kapal (FOB)- penjelasan terperinci berkaitan kaedah pengangkutan ini boleh dirujuk ke TAJUK 85- INCOTERMS);
    • Pemindahan teknologi dan pengembangan industri tempatan; dan 
    • Penggunaan borang-borang piawai (SPP 5/07 – para 7)
  • Perkara-perkara yang perlu diambil perhatian:
    • Semua proses tender hendaklah dirahsiakan (SPP 5/07 para 34, 35).
    • Pegawai yang mempunyai kepentingan dengan   petender perlu mengistiharkan kepentingan dan menarik diri secara bertulis daripada menguruskannya.
Penyediaan Spesifikasi 
(Rujukan: SPP 5/07 para 8)
  • Jawatan Kuasa  Spesifikasi Teknikal (JKST) hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya 3 orang pegawai yang mahir dan berkelayakan (para 8.1) dan mereka ini dilantik oleh Ketua Agensi (para 8.1)
  • JKST perlu diberi masa yang mencukupi untuk membuat penilaian (para 8.2)
  • Butiran spesifikasi yang jelas (para 8.2)
  • Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu, jika tidak dielakkan, guna ungkapan ‘atau persamaan’ (para 8.3 c)
  • Memenuhi Standard Malaysia (MS) atau Standard Antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan (para 8.3.d)
  • Kelulusan MAMPU bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat (para 8.3 f)
Butir-butir Spesifikasi
(Rujukan: SPP 5/07 para 8.3 a,b,c)

Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut :
  • Jenis
  • Warna
  • Saiz/bentuk/ukuran/berat
  • Kualiti
  • Pembungkusan
  • Cara penghantaran
  • Nisbah kandungan
  • Tempoh masa       
  • Bilangan yang diperlukan
  • Perolehan secara pukal
  • Jumlah tenaga manusia
  • Tahap kepakaran/kelulusan
  • Keupayaan minimum
  • Butiran lain yang berkaitan
Penyediaan Dokumen Tender
  • Sediakan dokumen berasingan untuk teknikal dan harga (AP 197.2)
  • Syarat wajib nama syarikat dan harga tidak dicatat dalam dokumen tawaran teknikal.
  • Bagi barangan import, tawaran harga perlu secara FOB kecuali bagi perolehan ubat-ubatan dan perolehan perisian ICT yang diimport.
  • Tawaran tender hendaklah dalam 2 sampul berlakri berasingan bagi tender bekalan dan perkhidmatan (AP 197.2).
  • Bantahan spesifikasi boleh dibuat oleh petender dalam tempoh:
    • 14 hari bagi tender tempatan (dari tarikh dokumen tender mula dijual)
    • 28 hari bagi tender antarabangsa (dari tarikh dokumen tender mula dijual)
Maklumat Dokumen Tender
(Rujukan: SPP 5/07 para 16, 17, 18, 19)
  • Tajuk Tender
  • Arahan kepada petender
  • Tempat penghantaran
  • Spesifikasi
  • Borang Tender
  • Surat Setuju Terima
  • Syarat-syarat tender
  • Terma-terma Kontrak 
  • Senarai kuantiti/ringkasan
  • Jadual kadar harga
  • Lukisan teknikal/pelan
  • Cadangan Pemindahan Teknologi
  • Prestasi/trek rekod
  • Profail dan kedudukan kewangan petender
  • Perkara lain yang berkaitan
  • Senarai Semak tender
Iklan Tender
  • Tender Tempatan:
    • Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama berbahasa Melayu.
    • Dalam Laman Web Agensi, Laman Web  MyGovernment (hyperlink: MAMPU             www.gov.my) bagi tender kerja dalam Laman Web CIDB.
    • Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari (dari tarikh dokumen tender mula dijual atau tarikh lawatan tapak)
  • Tender Antarabangsa:
    • Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian tempatan utama berbahasa Melayu & 1 bahasa Inggeris.
    • Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual atau tarikh lawatan tapak.
    • Catatan : Tempoh sahlaku harga tender (tempatan & antarabangsa) ialah 90 hari (minima)
  • Kandungan Iklan Tender:
    • Jabatan yang memanggil tender.
    • Tajuk Tender.
    • Syarat-syarat petender yang layak
    • Tempat, tarikh dan masa dokumen dijual
    • Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumen tender
    • Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan   ditutup
Penerimaan Tender
  • Peti Tawaran:
    • Dikunci dengan 2 kunci berasingan (AP 196).
    • Dilabel tajuk, tarikh dan waktu tutup
    • Anggaran harga jabatan dimasukkan dalam peti tawaran sebelum  tarikh tutup
    • Peti ditutup jam 12 tengah hari
    • Tawaran melalui pos dimasukkan ke dalam peti sebaik sahaja tawaran diterima sebelum tarikh dan waktu tutup.
  •  Tawaran Lewat. Tawaran yg lewat dari waktu & tarikh tutup tidak dipertimbangkan.
Membuka Tender
(Rujukan: AP197, SPP 5/07 para 30 – 33)
  • Pembukaan Peti Tawaran:
    • Dibuka secepat mungkin oleh jawatankusa Pembuka Tender
    • Sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai, seorang daripadanya hendaklah kumpulan P & P.
    • Dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis.
    • Berlainan daripada Ahli Jawatankuasa Penilaian.
    • Tender lebih RM30 juta (bekalan/perkhidmatan) lebih RM50 juta (kerja) dibuka dihadapan Awam (para 33)
  • Tugas Jawatan Kuasa Pembuka Tender;
    • Buka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan
    • Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran
    • Menyempurnakan borang jadul tender dengan mencatakan:
      • Nama Petender
      • Amaun yang ditender
      • Tempoh siap/tempoh penyerahan
      • Tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan           apa-apa pindaan ;
  • Tugas Jawatan Kuasa Pembuka Tender.
    • Buka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan
    • Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran.
    • Menyempurnakan borang jadul tender dengan mencatatkan:
      • Nama Petender
      • Amaun yang ditender
      • Tempoh siap/tempoh penyerahan
    • Tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan.
Penilaian Tender
(AP 197.3, SPP 5/07 para 39
  • BEKALAN / PERKHIDMATAN
    • Jawatankuasa Teknikal.
    • Jawatankuasa Kewangan/Penilaian Harga
  • KERJA
    • Jawatankuasa Penilaian
Jawatankuasa Penilaian Teknikal Tender (JPTT)
  • Jumlah keahliannya sekurang-kurangnya 3 orang.
  • Terdiri dari pegawai yang mahir, berpengalaman  & berkelayakan dalam perolehan yg ditender
  • Penilaian secara terperinci berasaskan spesifikasi tender
  • Dibuat secara mesyuarat
  • Laporan ditandatangani oleh semua ahli JawatanKuasa
Jawatan Kuasa Penilaian Harga
  • Keahlian tidak kurang dari 2 orang, iaitu seorang  Pengerusi dan    ahli,  dimana salah seorang daripada Kumpulan P & P.
  • Ambilkira faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, duti, cukai, harga pasaran terbuka, kepupayaan petender dsb.
  • Semak anggaran harga jabatan untuk perbandingan harga yang    ditawarkan petender.
  • Penilaian bagi kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan         seumpama hendaklah berasaskan harga yang menyeluruh seperti alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan dan harga penyelenggaraan
  • Dibuat secara bermesyuarat.
  • Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli JK.
  • Proses penilaian hendaklah disiapkan dan dilaksanakan seboleh- bolehnya tidak melebihi 30 hari dari tarikh tawaran tender  dikemukakan kepada Jawatankuasa.
Penyediaan Kertas Taklimat Tender
(Rujukan: AP 197.4)

Perlu mempunyai maklumat/dokumen berikut:
  • Salinan iklan surat khabar
  • Salinan Spesifikasi tender
  • Jadual tender diterima
  • Salinan sijil pendaftaran
  • Penilaian, syor dengan justifikasi perakuan
  • Maklumat-maklumat lain yang berkaitan
Pertimbangan Lembaga Perolehan
  • Lembaga Perolehan dilantik oleh YB Menteri Kewangan dan diwartakan (AP 192);
  • Keputusan sebulat suara
  • Dalam had nilai kuasa yang dibenarkan
  • Keputusan tidak sebulat suara / melebihi had nilai kuasa, perakuan dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad.
Surat Niat
  • Surat yang dikeluarkan kepada petender yang mana kandungannya meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima tawaran petender tersebut, tertakluk kepada persetujuan syarat-syarat Agensi yang dikehendaki dipatuhi oleh petender sama ada melalui rundingan terus atau cara-cara lain;
  • Dikeluarkan sebaik sahaja keputusan tender diperolehi dari Urus Setia Tender;
  • Sebelum surat niat dikeluarkan, agensi Kerajaan tidak boleh membuat apa-apa perhubungan dengan petender yang mungkin boleh menjejaskan hasil penilaian ke atas sesuatu tawaran yang diterima;
  • Di mana rundingan diadakan, semua perbincangan dan persetujuan hendaklah diminitkan dengan senarai kehadiran.



Surat Setuju Terima
  • Surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen tender, syarat yang telah dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang ditelah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya;
  • Hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Lembaga Perolehan diperolehi dan dalam tempoh sah laku tender 
  • Ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak
  • Kontraktor hendaklah kembalikan Surat Setuju Terima dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat tawaran tersebut 
  • Pegawai yang boleh menandatangani Surat Setuju Terima hendaklah pegawai awam yang diberi kuasa di bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973)
  • Surat Setuju Terima (SST) hanya boleh dikeluarkan setelah mendapat kelulusan MITI bagi bahan / barang import
Dokumen Kontrak
  • Dokumen Kontrak menggariskan had obligasi kontraktor dan hak kedua-dua belah pihak Kerajaan dan Kontraktor.  Dokumen Kontrak mengandungi perkara-perkara berikut:
    • Syarat-syarat am Kontrak ; dan
    • Syarat-Syarat khas yang dipersetujui oleh kedua-dua pihak jika berkaitan.
  • Mengikut Sek. 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949, semua kontrak bagi pihak Kerajaan hendaklah dibuat atas nama KERAJAAN MALAYSIA ;
  • Tandatangan Kontrak
    • Ditandatangani oleh Menteri atau mana-mana pegawai yang diberikuasa oleh Menteri secara bertulis (Sek. 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949);
    • Tandatangan hendaklah menggunakan dakwat hitam yang kekal
    • Dalam tempoh 14 hari salinan Kontrak hendaklah dihantar kepada:
      • Akauntan Negara/Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri jika        mengenai Kontrak Persekutuan.
      • Akauntan Negeri/Bendahari Negeri jika mengenai kontrak Negeri.

Sunday, October 28, 2012

SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN: BHG 2

dari Bahagian 1

  SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN  
  BAHAGIAN 2  
.
Artikel ini adalah sambungan kepada tulisan di TAJUK 324. 

Before continuing this write up, I would like to jot down some input based on my observation on one article written by Tan Choe Choe and Aniza Damis in New Sunday Times dated 28 Oct 2012 titled 'Loopholes in Government Procurement'.  This article was written based on the interveiw with Tan Sri Ambrin bin Buang, the Auditor-General of Malaysia.

According to the article, Tan Sri Ambrin said that "the civil servants can take advantage of a loophole in the government procurement process to bypass guidelines, if the internal checking mechanism fails".
(The complete interview can be referred to TAJUK 329)

Pada pendapat aku, kes ketidakpatuhan kepada peraturan ini berlaku dimana-mana dan bila-bila masa.  Tidak akan ada hentinya.  Selagi ada yang dipanggil manusia dan syaitan, dua-dua akan berusahasama untuk mengadakan salah-laku ini.

Cuma kepada Auditor-General, janganlah tegur atau belasah pegawai-pegawai awam yang kenit-kenit yang melibatkan 30k atau 40k sahaja.  Yang berjuta-juta bolos tidak disiasat.  Kadang kala pegawai Kerajaan melakukan salah-laku adalah atas arahan.  Biasanya disebut sebagai WAHYU.  Tapi bila terSANGKUT atau terBELIT, penjawat awam yang akan menjadi mangsanya kerana tanda tangan penjawat awam yang wujud di setiap kertas dokumen perolehan.

Kalau ada ahli politik (sama ada Kerajaan atau Pembangkang) yang sangkut oleh siasatan audit hanyalah melibatkan membuat tuntutan palsu atau berlebihan.  Biasanya tuntutan perjalanan atau penginapan.  Sebab- tuntutan seperti itu tidak boleh ditandatangani oleh orang lain.  Tapi ahli politik tidak pernah SIGN borang Pesanan Kerajaan. Ahli politik tidak pernah jadi ahli Lembaga Sebut Harga atau Lembaga Tender atau Jawatankuasa Perolehan lain.  Mereka bebas dari tercatit sebagai pembuat keputusan.  Tapi benarkah mereka bersih dari pengaruh dalam membuat keputusan.

Banyak berita-berita kes mahkamah yang melibatkan pegawai-pegawai kanan Kerajaan (sehingga ke peringkat Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan berhubungkait dengan penyalahgunaan kuasa perolehan Kerajaan ini. Ada yang berakhir dengan hukuman penjara dan ada yang terlepas dari tuduhan.

Ketidakpatuhan atau perlanggaran ke atas prosedur perolehan berlaku dalam dua kategori- 'bona fide' dan 'mala fide'.

Bona fide is a Latin word for "good faith," it signifies honesty, the "real thing" and, in the case of a party claiming title as "bona fide" purchaser or holder, it indicates innocence or lack of knowledge of any fact that would cast doubt on the right to hold title

Mala fide is the antonym for bona fide. It means the fraudulent deception of another person; the intentional or malicious refusal to perform some duty or contractual obligation. intentional dishonest act by not fulfilling legal or contractual obligations, misleading another, entering into an agreement without the intention or means to fulfill it, or violating basic standards of honesty in dealing with others. Most states recognize what is called "implied covenant of good faith and fair dealing" which is breached by acts of bad faith, for which a lawsuit may be brought (filed) for the breach (just as one might sue for breach of contract). The question of bad faith may be raised as a defense to a suit on a contract. 



Apa yang berlaku dan kadang berlaku ialah:
  • Perolehan dibuat mengikut prosedur yang betul dengan niat suci hati.
  • Perolehan dibuat mengikut prosedur yang betul tetapi secara tidak suci hati.  Contoh: barang yang dibeli untuk kepentingan peribadi atau kepentingan seseorang.
  • Perolehan dibuat tidak mengikut prosedur yang betul tetapi dengan suci hati.  Contohnya: membuat pecah kecil kerana perolehan melebihi had kuasa LPO (RM50,000) kalau nak buat melalui proses sebut harga yang memakan masa lama dan banyak kerenah papaer works. Bagaimanapun pembelian memang dibuat untuk kegunaan sebenar organisasi. Tiada kepentingan peribadi.
  • Perolehan dibuat mengikut prosedur yang tidak mengikut prosedur yang betul (contoh: pecah kecil) pada masa yang sama mengubahsuai harga (mark-up) untuk kepentingan peribadi dan barang bukan digunakan untuk kepentingan organisasi.  Wang awam dibelanjakan secara tidak wajar.
Pandangan saya: Auditor-General kena juga tanya 'pengamal' salah guna prosedur itu melakukan salah-laku perolehan.  Selain dari 'sikap individu' sememangnya tidak boleh dipercayai atau TIDAK AMANAH, punca salah laku perolehan (tetapi suci hati) adalah pelbagai kerenah birokrasi yang ditetapkan oleh Pegawai Pengawal. Walaupun tujuan mereka baik untuk MENGAWAL (nama pun Pegawai Pengawal) kerana mereka TIDAK PERCAYA kepada penjawat awam yang lain tetapi banyak prosedur tambahan (yang menyusahkan) telah mengajar dan menggalakkan penjawat awam memutarbelit atau mengeksploitasi atau memanupulasi proses perolehan. 

Kes-kes seperti pecah-kecil untuk mengelakkan sebut harga atau tender dan harga yang masih mahal walaupun telah dibuat sebutharga adalah antara kes memanupulasi proses pembelian.  Kita boleh beli sebuah kerusi dengan harga RM10 di kedai-kedai perabut, campur mark-up mungkin akan jadi RM12.  Tapi oleh kerana diarah buat sebut harga dengan tiga atau lima pembekal, maka pembeli (penjawat awam) boleh memanupulasi dengan berpakat dengan kelima-lima pembekal supaya meletakkan harga RM20 sebagai tawaran yang termurah. Bagaimana? bukan mudah untuk membuktikan penjawat awam berpakat dengan kelima-lima syarikat untuk menyusun harga tawaran tersebut. Bukan satu atau dua pembelian dibuat setahun. Beribu-ribu perolehan.  Siapa yang rugi? Kerajaan.

Berlakunya amalan 'bid-rigging' dalam sistem perolehan Kerajaan adalah sesuatu yang amat sukar di kesan.  Auditor memerluka masa yang panjang dan lebih teliti untuk mengesan berlakunya amalan 'bid-rigging' ini.


KAEDAH PEROLEHAN
  1. Perolehan melalui Panjar Wang Runcit.
  2. Perolehan melalui Kontrak Pusat.
  3. Pembelian Terus
  4. Perolehan secara Gotong Royong
  5. Pembelian Darurat 
  6. Perolehan melalui Perlanjutan/Perubahan Kontrak 
  7. Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS) 
  8. Perolehan melalui Perkhidmatan Perunding 
  9. Perolehan melalui Penggunaan Kontrak Jabatan Lain.  
  10. Perolehan melalui Sebutharga
  11. Perolehan melalui Tender
  12. Perolehan secara Rundingan Terus

 DASAR PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA 

BEKALAN (AP 170.1, SPP 5/2009)
  • Perolehan melebihi RM50,000 hingga RM500,000 setahun untuk setiap jenis item.

PERKHIDMATAN (AP 190, SPP 5/2009)
  • Perolehan melebihi RM50,000 hingga RM500,000 setahun untuk setiap jenis item.
  • Perolehan Perkhidmatan Perunding tidak boleh diuruskan secara sebut harga (Perolehan Perkhidmatan Perunding - APP 8/2006 dan SPP 8/2007)
KERJA (AP 180.1, 180.2, dan SPP 5/2009)
  • Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM500,000 setahun.
  • Kerja-kerja yang tidak mengubah struktur bangunan.
  • Tidak menggunakan Jadual Kadar Kerja Kejuruteraan Awam dan Bangunan.
Borang Sebut Harga.  Borang Lampiran Q (AP 170.1)

SYARAT PELAWAAN SEBUT HARGA

Sebut Harga Bekalan dan Perkhidmatan
  • Perolehan melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa daripada Syarikat Bumiputera (SPP 4/1995).
  • Perolehan melebihi RM100,000 hingga RM500,000 terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan Bumiputera.
  • Syarikat pembekal perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan.
Sebut Harga Kerja (AP 180.1, SPP 5/2009)
  • Melebihi RM20,000 hingga RM200,000 dipelawa daripada kontraktor tempatan Kelas F.
  • Melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dipelawa daripada Kontraktor tempatan Kelas E.
  • Berdaftar dengan dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK), Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi.
  • Berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan (CIDB), Kementerian Kerja Raya dalam gred dan kategori yang berkaitan.
 


Bilangan Kontraktor Kontraktor/Pembekal:
  • Sekurang-kurangnya 5 Syarikat/Pembekal.
  • Notis pelawaan di pamer di papan kenyataan/laman web.
  • Tempoh minimum pelawaan sekurang-kurangnya 7 hari.
  • Sekiranya ada taklimat/lawatan tapak tempoh 7 hari dikira dari tarikh taklimat/lawatan tapak.
  • Kaedah pelawaan melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.
  • Satu daftar diselenggara untuk mencatatkan senarai edaran penyebut harga yang telah mengambil sendiri dokumen Sebut Harga.
  • Semua borang sebut harga diberi nombor siri untuk pengawalan.
  • 1 syarikat hanya untuk 1 tawaran sahaja. Tawaran alternatif tidak dibenarkan.
  • Bagi bekalan/perkhidmatan tawaran harga dan teknikal dikemukakan dalam 2 sampul surat berasingan.
  • Bagi kerja memadai 1 sampul surat.
  • Notis Sebutharga hendaklah menyatakan:
    • Agensi yang memanggil Sebutharga.
    • Tajuk Sebutharga
    • Syarat kelayakan penyebut harga.
    • Kod bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran.
    • Tarikh, masa & tempat taklimat/lawatan tapak.
    • Tarikh, waktu tutup & tempat Sebutharga perlu dihantar.
    • Arahan kepada penyebut harga:
      • dokumen sebut harga hendaklah dimasukkan dalam                         sampul berlakri.
      • tulis nombor rujukan sebut harga
  • Sebutharga diterima, dibuka dan diberi kod mengikut AP 195, 196 & 197
PENERIMAAN SEBUT HARGA

Peti Tawaran
  • Dikunci dengan 2 kunci berasingan (AP 196).
  • Dilabel tajuk, tarikh dan waktu tutup
  • Anggaran harga jabatan dimasukkan dalam peti tawaran sebelum  tarikh tutup:
    • Peti ditutup jam 12 tengahari.
    • Tawaran melalui pos dimasukkan ke dalam peti sebaik sahaja tawaran diterima sebelum tarikh dan waktu tutup            
Tawaran Lewat.  Tawaran yg lewat dari waktu & tarikh tutup tidak dipertimbangkan.

Pembukaan Peti Tawaran
  • Dibuka secepat mungkin.
  • Oleh jawatankusa Pembuka Sebut Harga:
    • Sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai, seorang daripadanya Kumpulan P & P
    • Dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis.
    • Senarai Semakan
Tugas JK Pembuka Sebut Harga (AP 197.2)
  • Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
  • Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran.
  • Menyempurnakan borang jadual sebut harga dengan mencatakan:
    • Nama Penyebut Harga;
    • Amaun;
    • Tempoh siap/tempoh penyerahan;
    • Tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan;
    • Memastikan tawaran harga dan tawaran teknikal telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang berasingan yang berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.  Manakala kerja satu (1) sampul surat berlakri sahaja.
  • Perkara yang perlu diambil:
    • Harga
    • Tempoh bekalan/penghantaran/siap.
    • Kekerapan perkhidmatan/bekalan diperlukan
    • Pengalaman pembekal/kontraktor
    • Nasihat dari Jabatan Teknik diminta (sekiranya perlu).
    • Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh diterima dari Urus Setia.
Jawatan Kuasa Penilaian Teknikal 
  • Keahlian tidak kurang daripada 3 orang.
  • Seorang daripadanya dari Kumpulan Pengurusan & Profesional.
  • Dilantik secara bertulis.
  • Terdiri dairpada pegawai yang mahir, berpengalaman & berkelayakan tentang barang/perkhidmatan tersebut.
  • Penilaian berdasarkan kepada:
    • Spesifikasi dalam dokumen Sebutharga.
    • Dokumen yang dikemukakan.
    • Pernyataan pematuhan (compliance).
    • Maklumat & teknologi terkini barangan/perkhidmatan tersebut boleh          diambil kira.
    • Pengalaman dalam bidang yang ditawarkan.
    • Kakitangan teknikal.
    • Cadangan penyelenggaraan.
    • Surat perlantikan pembekal utama
  • Dilaksanakan secara bermesyuarat.
  • Laporan disiapkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh dikemukakan kepada JK Penilaian.
  • Laporan hendaklah ditandatangani oleh semua ahli JK.
Jawatan Kuasa Penilaian Harga
  • Keahlian tidak kurang daripada 2 orang.
  • Seorang daripadanya dari kumpulan Pengurusan & Profesional.
  • Dilantik secara bertulis
  • Penilaian mengambil kira:
    • Pendaftaran dgn Kem. Kew, kod bidang & taraf Bumiputera/Bukan Bumiputera.
    • Syarat/kadar pembayaran.
    • Tempoh serahan/siap
    • Diskaun
    • Harga tawaran keseluruhan berbanding harga anggaran jabatan.
    • Harga tawaran berbanding harga pasaran.
    • Susunan harga tawaran keseluruhan & harga terendah
    • Kemampuan kewangan berdasarkan penyata bank 3 bulan terakhir.
    • Profil syarikat
  • Proses penilaian tidak melebihi 14 hari dari tarikh tawaran dikemukakan kepada JK Penilaian.
  • Dilaksana secara bermesyuarat.
  • Laporan hendaklah ditandatangani oleh semua ahli JK.
  • Perolehan yang tidak kompleks, memadai hanya satu JK Penilaian sahaja.
  • Sebutharga melebihi RM200,000 – RM500,000 modal minima 1.5% daripada anggaran harga Jabatan.
Penilaian Sebut Harga Kerja 
  • Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.
  • Dianggotai tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai.  Salah seorang ahli JK hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut.
  • Dilantik secara bertulis
  • Penilaian mengambil kira:
    • Memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut           harga.
    • Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti pengalaman kerja            yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan.
    • Analisa harga dengan mengambil kira tempoh siap/penghantaran
  • Proses penilaian seboleh-bolehnya disiapkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh tawaran dikemukakan kepada JK Penilaian.
  • Dilaksana secara bermesyuarat.
  • Laporan hendaklah ditandatangani oleh semua AJK
Penyediaan Kertas Taklimat
  • Perlu mempunyai maklumat/dokumen berikut (AP 197.4)
  • Salinan borang Sebutharga
  • Salinan spesifikasi Sebutharga
  • Jadual harga Sebutharga
  • Senarai syarikat yang dijemput dan syarikat yang menjawab/tidak menjawab
  • Salinan sijil pendaftaran dgn Kementerian Kewangan/PKK/CIDB & pengiktirafan bumiputera.
  • Laporan Penilaian, Syor dan Perakuan Sebutharga
  • Salinan surat perlantikan JK Teknikal & JK Harga
  • Maklumat lain yang berkaitan seperti harga pembelian lampau dsb.
Pertimbangan Sebut Harga
  • Dipertimbangkan oleh satu jawatankuasa Sebut Harga :
  • Dianggotai oleh 3 orang ahli (seorang dari Kump. P & P)
  • Dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal
  • Dipengerusikan oleh Pemegang Waran Peruntukan atau mana-mana Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal
  • Mempertimbangkan Sebut Harga yang paling menguntungkan
  • Keputusan sebulat suara
  • Dalam had nilai yang dibenarkan
  • Keputusan tidak sebulat suara / melebihi had nilai perakuan dirujuk kepada Lembaga Perolehan Agensi untuk keputusan
Keputusan JK Sebut Harga 
  • Keluarkan LPO kpd sykt yang berjaya.
  • Adakan perjanjian kontrak bagi perolehan bermasa atau kerja.
  • Nama syarikat yang berjaya, harga tawaran & tempoh penghantaran/siap dipamerkan di papan kenyataan.
  • Kenakan Bon Pelaksanaan bagi perolehan > RM200,000.
  • Bayaran pendahuluan bagi nilai kontrak > RM200,000 – RM500,000;
    • 25% daripada nilai kontrak atau maksima RM100,000             mengikut mana yang terendah bagi bekalan.
    • Bayaran 15% atau maksima RM50,000 mengikut mana yang terendah bagi perkhidmatan.
    • LPO/Inden Kerja telah dikeluarkan.
    • Polisi insuran seperti dalam syarat kontrak telah dikemukakan.
    • Dipohon diawal kontrak & tidak melebihi 1 bulan dari tarikh LPO.
    • Tempoh penghantaran/siap tidak melebihi 3 bulan
Tempoh Sah Laku Sebut Harga
  • Tidak melebihi 90 hari.
  • Tidak boleh dilanjutkan.
  • Sebutharga hendaklah dipelawa semula jika tempoh sah laku tamat.
  • Sebutharga hendaklah dipelawa semula jika keputusan tidak dapat dibuat dalam tempoh sah laku.

DASAR PEROLEHAN SECARA TENDER
  • Nilai Perolehan melebihi RM500,000 setahun bagi:
    • Bekalan (AP 171, SPP 5/2009).
    • Perkhidmatan (AP 190, SPP 5/2009).
    • Kerja (AP 181, SPP 5/2009)
Dilarang memecahkecilkan perolehan bagi mengelakkan pelawaan tender. (Rujuk: SPP 5/2007 para 4.2)

SILA KE TAJUK 327: SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN: BAHAGIAN 3

PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS
  • Perolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor / pembekal setelah mendapat kelulusan khas Perbendaharaan. (Dilaksanakan tanpa tender / sebutharga).
  • Perolehan barangan yang unik yang hanya satu pembekal sahaja yang boleh membekalkan barangan/perkhidmatan tersebut.
  • Kriteria rundingan terus;
    • Satu pembekal sahaja yang boleh membekalkan barangan.
    • Projek/keadaan terdesak yang memerlukan segera.
    • Bagi maksud penyeragaman – kesesuaian dengan barang sedia ada
SILA KE TAJUK 328: SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN: BAHAGIAN 4



Definition of 'Bid Rigging'

A scheme in which businesses collude so that a competing business can secure a contract for goods or services at a pre-determined price. Bid rigging stifles free-market competition, as the rigged price will be unfairly high. The Sherman Act of 1890 makes bid rigging illegal under U.S. antitrust law. Bid rigging is a felony punishable by fines, imprisonment or both.

There are four main types of bid rigging: bid suppression, complementary bidding, bid rotation and subcontracting. In the most common of these schemes, complementary bidding, some of the "competitors" submit offers that they know the buyer will reject because the price is too high or the terms are unacceptable in order to create the appearance of legitimate bidding while ensuring that a prearranged "competitor" will win the bid.

Bid rigging is a form of fraud in which a commercial contract is promised to one party even though for the sake of appearance several other parties also present a bid. This form of collusion is illegal in most countries. It is a form of price fixing and market allocation, often practiced where contracts are determined by a call for bids, for example in the case of government construction contracts.
Bid rigging almost always results in economic harm to the agency which is seeking the bids, and to the public, who ultimately bear the costs as taxpayers or consumers.

Types of Bid Rigging
There are some very common bid rigging practices:

Subcontract bid rigging occurs where some of the conspirators agree not to submit bids, or to submit cover bids that are intended not to be successful, on the condition that some parts of the successful bidder's contract will be subcontracted to them. In this way, they "share the spoils" among themselves.

Bid suppression occurs where some of the conspirators agree not to submit a bid so that another conspirator can win the contract.

Complementary bidding, also known as cover bidding or courtesy bidding, occurs where some of the bidders bid an amount knowing that it is too high or contains conditions that they know to be unacceptable to the agency calling for the bids. Complementary bidding, however, is not always a corrupt practice. A contractor that is too busy to complete the work will often place a high bid simply to maintain a relationship with government agencies.

Bid rotation occurs where the bidders take turns being the designated successful bidder, for example, each conspirator is designated to be the successful bidder on certain contracts, with conspirators designated to win other contracts. This is a form of market allocation, where the conspirators allocate or apportion markets, products, customers or geographic territories among themselves, so that each will get a "fair share" of the total business, without having to truly compete with the others for that business.

These forms of bid rigging are not mutually exclusive of one another, and two or more of these practices could occur at the same time. For example, if one member of the bidding ring is designated to win a particular contract, that bidder's conspirators could avoid winning either by not bidding ("bid suppression"), or by submitting a high bid ("cover bidding").