SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN: BHG 2

dari Bahagian 1

  SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN  
  BAHAGIAN 2  
.

Artikel ini adalah sambungan kepada tulisan di TAJUK 324. 

Before continuing this write up, I would like to jot down some input based on my observation on one article written by Tan Choe Choe and Aniza Damis in New Sunday Times dated 28 Oct 2012 titled 'Loopholes in Government Procurement'.  This article was written based on the interveiw with Tan Sri Ambrin bin Buang, the Auditor-General of Malaysia.

According to the article, Tan Sri Ambrin said that "the civil servants can take advantage of a loophole in the government procurement process to bypass guidelines, if the internal checking mechanism fails".
(The complete interview can be referred to TAJUK 329)

Pada pendapat aku, kes ketidakpatuhan kepada peraturan ini berlaku dimana-mana dan bila-bila masa.  Tidak akan ada hentinya.  Selagi ada yang dipanggil manusia dan syaitan, dua-dua akan berusahasama untuk mengadakan salah-laku ini.

Cuma kepada Auditor-General, janganlah tegur atau belasah pegawai-pegawai awam yang kenit-kenit yang melibatkan 30k atau 40k sahaja.  Yang berjuta-juta bolos tidak disiasat.  Kadang kala pegawai Kerajaan melakukan salah-laku adalah atas arahan.  Biasanya disebut sebagai WAHYU.  Tapi bila terSANGKUT atau terBELIT, penjawat awam yang akan menjadi mangsanya kerana tanda tangan penjawat awam yang wujud di setiap kertas dokumen perolehan.

Kalau ada ahli politik (sama ada Kerajaan atau Pembangkang) yang sangkut oleh siasatan audit hanyalah melibatkan membuat tuntutan palsu atau berlebihan.  Biasanya tuntutan perjalanan atau penginapan.  Sebab- tuntutan seperti itu tidak boleh ditandatangani oleh orang lain.  Tapi ahli politik tidak pernah SIGN borang Pesanan Kerajaan. Ahli politik tidak pernah jadi ahli Lembaga Sebut Harga atau Lembaga Tender atau Jawatankuasa Perolehan lain.  Mereka bebas dari tercatit sebagai pembuat keputusan.  Tapi benarkah mereka bersih dari pengaruh dalam membuat keputusan.

Banyak berita-berita kes mahkamah yang melibatkan pegawai-pegawai kanan Kerajaan (sehingga ke peringkat Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan berhubungkait dengan penyalahgunaan kuasa perolehan Kerajaan ini. Ada yang berakhir dengan hukuman penjara dan ada yang terlepas dari tuduhan.

Ketidakpatuhan atau perlanggaran ke atas prosedur perolehan berlaku dalam dua kategori- 'bona fide' dan 'mala fide'.

Bona fide is a Latin word for "good faith," it signifies honesty, the "real thing" and, in the case of a party claiming title as "bona fide" purchaser or holder, it indicates innocence or lack of knowledge of any fact that would cast doubt on the right to hold title

Mala fide is the antonym for bona fide. It means the fraudulent deception of another person; the intentional or malicious refusal to perform some duty or contractual obligation. intentional dishonest act by not fulfilling legal or contractual obligations, misleading another, entering into an agreement without the intention or means to fulfill it, or violating basic standards of honesty in dealing with others. Most states recognize what is called "implied covenant of good faith and fair dealing" which is breached by acts of bad faith, for which a lawsuit may be brought (filed) for the breach (just as one might sue for breach of contract). The question of bad faith may be raised as a defense to a suit on a contract. 


Apa yang berlaku dan kadang berlaku ialah:

• Perolehan dibuat mengikut prosedur yang betul dengan niat suci hati.
• Perolehan dibuat mengikut prosedur yang betul tetapi secara tidak suci hati.  Contoh: barang yang dibeli untuk kepentingan peribadi atau kepentingan seseorang.
• Perolehan dibuat tidak mengikut prosedur yang betul tetapi dengan suci hati.  Contohnya: membuat pecah kecil kerana perolehan melebihi had kuasa LPO (RM50,000) kalau nak buat melalui proses sebut harga yang memakan masa lama dan banyak kerenah papaer works. Bagaimanapun pembelian memang dibuat untuk kegunaan sebenar organisasi. Tiada kepentingan peribadi.
• Perolehan dibuat mengikut prosedur yang tidak mengikut prosedur yang betul (contoh: pecah kecil) pada masa yang sama mengubahsuai harga (mark-up) untuk kepentingan peribadi dan barang bukan digunakan untuk kepentingan organisasi.  Wang awam dibelanjakan secara tidak wajar.

Pandangan saya: Auditor-General kena juga tanya 'pengamal' salah guna prosedur itu melakukan salah-laku perolehan.  Selain dari 'sikap individu' sememangnya tidak boleh dipercayai atau TIDAK AMANAH, punca salah laku perolehan (tetapi suci hati) adalah pelbagai kerenah birokrasi yang ditetapkan oleh Pegawai Pengawal. Walaupun tujuan mereka baik untuk MENGAWAL (nama pun Pegawai Pengawal) kerana mereka TIDAK PERCAYA kepada penjawat awam yang lain tetapi banyak prosedur tambahan (yang menyusahkan) telah mengajar dan menggalakkan penjawat awam memutarbelit atau mengeksploitasi atau memanupulasi proses perolehan. 

Kes-kes seperti pecah-kecil untuk mengelakkan sebut harga atau tender dan harga yang masih mahal walaupun telah dibuat sebutharga adalah antara kes memanupulasi proses pembelian.  Kita boleh beli sebuah kerusi dengan harga RM10 di kedai-kedai perabut, campur mark-up mungkin akan jadi RM12.  Tapi oleh kerana diarah buat sebut harga dengan tiga atau lima pembekal, maka pembeli (penjawat awam) boleh memanupulasi dengan berpakat dengan kelima-lima pembekal supaya meletakkan harga RM20 sebagai tawaran yang termurah. Bagaimana? bukan mudah untuk membuktikan penjawat awam berpakat dengan kelima-lima syarikat untuk menyusun harga tawaran tersebut. Bukan satu atau dua pembelian dibuat setahun. Beribu-ribu perolehan.  Siapa yang rugi? Kerajaan.

Berlakunya amalan 'bid-rigging' dalam sistem perolehan Kerajaan adalah sesuatu yang amat sukar di kesan.  Auditor memerluka masa yang panjang dan lebih teliti untuk mengesan berlakunya amalan 'bid-rigging' ini.

KAEDAH PEROLEHAN

1. Perolehan melalui Panjar Wang Runcit.
2. Perolehan melalui Kontrak Pusat.
3. Pembelian Terus
4. Perolehan secara Gotong Royong
5. Pembelian Darurat 
6. Perolehan melalui Perlanjutan/Perubahan Kontrak 
7. Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS) 
8. Perolehan melalui Perkhidmatan Perunding 
9. Perolehan melalui Penggunaan Kontrak Jabatan Lain.  
10. Perolehan melalui Sebutharga
11. Perolehan melalui Tender
12. Perolehan secara Rundingan Terus

 DASAR PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA 

BEKALAN (AP 170.1, SPP 5/2009)

• Perolehan melebihi RM50,000 hingga RM500,000 setahun untuk setiap jenis item.

PERKHIDMATAN (AP 190, SPP 5/2009)

• Perolehan melebihi RM50,000 hingga RM500,000 setahun untuk setiap jenis item.
• Perolehan Perkhidmatan Perunding tidak boleh diuruskan secara sebut harga (Perolehan Perkhidmatan Perunding - APP 8/2006 dan SPP 8/2007)

KERJA (AP 180.1, 180.2, dan SPP 5/2009)

• Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM500,000 setahun.
• Kerja-kerja yang tidak mengubah struktur bangunan.
• Tidak menggunakan Jadual Kadar Kerja Kejuruteraan Awam dan Bangunan.

Borang Sebut Harga.  Borang Lampiran Q (AP 170.1)

SYARAT PELAWAAN SEBUT HARGA

Sebut Harga Bekalan dan Perkhidmatan

• Perolehan melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa daripada Syarikat Bumiputera (SPP 4/1995).
• Perolehan melebihi RM100,000 hingga RM500,000 terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan Bumiputera.
• Syarikat pembekal perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan.

Sebut Harga Kerja (AP 180.1, SPP 5/2009)

• Melebihi RM20,000 hingga RM200,000 dipelawa daripada kontraktor tempatan Kelas F.
• Melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dipelawa daripada Kontraktor tempatan Kelas E.
• Berdaftar dengan dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK), Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi.
• Berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan (CIDB), Kementerian Kerja Raya dalam gred dan kategori yang berkaitan.

 

Bilangan Kontraktor Kontraktor/Pembekal:

• Sekurang-kurangnya 5 Syarikat/Pembekal.
• Notis pelawaan di pamer di papan kenyataan/laman web.
• Tempoh minimum pelawaan sekurang-kurangnya 7 hari.
• Sekiranya ada taklimat/lawatan tapak tempoh 7 hari dikira dari tarikh taklimat/lawatan tapak.
• Kaedah pelawaan melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.
• Satu daftar diselenggara untuk mencatatkan senarai edaran penyebut harga yang telah mengambil sendiri dokumen Sebut Harga.
• Semua borang sebut harga diberi nombor siri untuk pengawalan.
• 1 syarikat hanya untuk 1 tawaran sahaja. Tawaran alternatif tidak dibenarkan.
• Bagi bekalan/perkhidmatan tawaran harga dan teknikal dikemukakan dalam 2 sampul surat berasingan.
• Bagi kerja memadai 1 sampul surat.
• Notis Sebutharga hendaklah menyatakan:
• Agensi yang memanggil Sebutharga.
• Tajuk Sebutharga
• Syarat kelayakan penyebut harga.
• Kod bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran.
• Tarikh, masa & tempat taklimat/lawatan tapak.
• Tarikh, waktu tutup & tempat Sebutharga perlu dihantar.
• Arahan kepada penyebut harga:
• dokumen sebut harga hendaklah dimasukkan dalam                         sampul berlakri.
• tulis nombor rujukan sebut harga

• Sebutharga diterima, dibuka dan diberi kod mengikut AP 195, 196 & 197

PENERIMAAN SEBUT HARGA

Peti Tawaran

• Dikunci dengan 2 kunci berasingan (AP 196).
• Dilabel tajuk, tarikh dan waktu tutup
• Anggaran harga jabatan dimasukkan dalam peti tawaran sebelum  tarikh tutup:
• Peti ditutup jam 12 tengahari.
• Tawaran melalui pos dimasukkan ke dalam peti sebaik sahaja tawaran diterima sebelum tarikh dan waktu tutup            

Tawaran Lewat.  Tawaran yg lewat dari waktu & tarikh tutup tidak dipertimbangkan.

Pembukaan Peti Tawaran

• Dibuka secepat mungkin.
• Oleh jawatankusa Pembuka Sebut Harga:
• Sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai, seorang daripadanya Kumpulan P & P
• Dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis.
• Senarai Semakan

Tugas JK Pembuka Sebut Harga (AP 197.2)

• Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
• Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran.
• Menyempurnakan borang jadual sebut harga dengan mencatakan:
• Nama Penyebut Harga;
• Amaun;
• Tempoh siap/tempoh penyerahan;
• Tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan;
• Memastikan tawaran harga dan tawaran teknikal telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang berasingan yang berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.  Manakala kerja satu (1) sampul surat berlakri sahaja.
• Perkara yang perlu diambil:
• Harga
• Tempoh bekalan/penghantaran/siap.
• Kekerapan perkhidmatan/bekalan diperlukan
• Pengalaman pembekal/kontraktor
• Nasihat dari Jabatan Teknik diminta (sekiranya perlu).
• Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh diterima dari Urus Setia.

Jawatan Kuasa Penilaian Teknikal 

• Keahlian tidak kurang daripada 3 orang.
• Seorang daripadanya dari Kumpulan Pengurusan & Profesional.
• Dilantik secara bertulis.
• Terdiri dairpada pegawai yang mahir, berpengalaman & berkelayakan tentang barang/perkhidmatan tersebut.
• Penilaian berdasarkan kepada:
• Spesifikasi dalam dokumen Sebutharga.
• Dokumen yang dikemukakan.
• Pernyataan pematuhan (compliance).
• Maklumat & teknologi terkini barangan/perkhidmatan tersebut boleh          diambil kira.
• Pengalaman dalam bidang yang ditawarkan.
• Kakitangan teknikal.
• Cadangan penyelenggaraan.
• Surat perlantikan pembekal utama

• Dilaksanakan secara bermesyuarat.
• Laporan disiapkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh dikemukakan kepada JK Penilaian.
• Laporan hendaklah ditandatangani oleh semua ahli JK.

Jawatan Kuasa Penilaian Harga

• Keahlian tidak kurang daripada 2 orang.
• Seorang daripadanya dari kumpulan Pengurusan & Profesional.
• Dilantik secara bertulis
• Penilaian mengambil kira:
• Pendaftaran dgn Kem. Kew, kod bidang & taraf Bumiputera/Bukan Bumiputera.
• Syarat/kadar pembayaran.
• Tempoh serahan/siap
• Diskaun
• Harga tawaran keseluruhan berbanding harga anggaran jabatan.
• Harga tawaran berbanding harga pasaran.
• Susunan harga tawaran keseluruhan & harga terendah
• Kemampuan kewangan berdasarkan penyata bank 3 bulan terakhir.
• Profil syarikat

• Proses penilaian tidak melebihi 14 hari dari tarikh tawaran dikemukakan kepada JK Penilaian.
• Dilaksana secara bermesyuarat.
• Laporan hendaklah ditandatangani oleh semua ahli JK.
• Perolehan yang tidak kompleks, memadai hanya satu JK Penilaian sahaja.
• Sebutharga melebihi RM200,000 – RM500,000 modal minima 1.5% daripada anggaran harga Jabatan.

Penilaian Sebut Harga Kerja 

• Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.
• Dianggotai tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai.  Salah seorang ahli JK hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut.
• Dilantik secara bertulis
• Penilaian mengambil kira:
• Memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut           harga.
• Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti pengalaman kerja            yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan.
• Analisa harga dengan mengambil kira tempoh siap/penghantaran

• Proses penilaian seboleh-bolehnya disiapkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh tawaran dikemukakan kepada JK Penilaian.
• Dilaksana secara bermesyuarat.
• Laporan hendaklah ditandatangani oleh semua AJK

Penyediaan Kertas Taklimat

• Perlu mempunyai maklumat/dokumen berikut (AP 197.4)
• Salinan borang Sebutharga
• Salinan spesifikasi Sebutharga
• Jadual harga Sebutharga
• Senarai syarikat yang dijemput dan syarikat yang menjawab/tidak menjawab
• Salinan sijil pendaftaran dgn Kementerian Kewangan/PKK/CIDB & pengiktirafan bumiputera.
• Laporan Penilaian, Syor dan Perakuan Sebutharga
• Salinan surat perlantikan JK Teknikal & JK Harga
• Maklumat lain yang berkaitan seperti harga pembelian lampau dsb.

Pertimbangan Sebut Harga

• Dipertimbangkan oleh satu jawatankuasa Sebut Harga :
• Dianggotai oleh 3 orang ahli (seorang dari Kump. P & P)
• Dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal
• Dipengerusikan oleh Pemegang Waran Peruntukan atau mana-mana Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal
• Mempertimbangkan Sebut Harga yang paling menguntungkan
• Keputusan sebulat suara
• Dalam had nilai yang dibenarkan
• Keputusan tidak sebulat suara / melebihi had nilai perakuan dirujuk kepada Lembaga Perolehan Agensi untuk keputusan

Keputusan JK Sebut Harga 

• Keluarkan LPO kpd sykt yang berjaya.
• Adakan perjanjian kontrak bagi perolehan bermasa atau kerja.
• Nama syarikat yang berjaya, harga tawaran & tempoh penghantaran/siap dipamerkan di papan kenyataan.
• Kenakan Bon Pelaksanaan bagi perolehan > RM200,000.
• Bayaran pendahuluan bagi nilai kontrak > RM200,000 – RM500,000;
• 25% daripada nilai kontrak atau maksima RM100,000             mengikut mana yang terendah bagi bekalan.
• Bayaran 15% atau maksima RM50,000 mengikut mana yang terendah bagi perkhidmatan.
• LPO/Inden Kerja telah dikeluarkan.
• Polisi insuran seperti dalam syarat kontrak telah dikemukakan.
• Dipohon diawal kontrak & tidak melebihi 1 bulan dari tarikh LPO.
• Tempoh penghantaran/siap tidak melebihi 3 bulan

Tempoh Sah Laku Sebut Harga

• Tidak melebihi 90 hari.
• Tidak boleh dilanjutkan.
• Sebutharga hendaklah dipelawa semula jika tempoh sah laku tamat.
• Sebutharga hendaklah dipelawa semula jika keputusan tidak dapat dibuat dalam tempoh sah laku.

DASAR PEROLEHAN SECARA TENDER

• Nilai Perolehan melebihi RM500,000 setahun bagi:
• Bekalan (AP 171, SPP 5/2009).
• Perkhidmatan (AP 190, SPP 5/2009).
• Kerja (AP 181, SPP 5/2009)

Dilarang memecahkecilkan perolehan bagi mengelakkan pelawaan tender. (Rujuk: SPP 5/2007 para 4.2)

SILA KE TAJUK 327: SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN: BAHAGIAN 3

PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS

• Perolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor / pembekal setelah mendapat kelulusan khas Perbendaharaan. (Dilaksanakan tanpa tender / sebutharga).
• Perolehan barangan yang unik yang hanya satu pembekal sahaja yang boleh membekalkan barangan/perkhidmatan tersebut.
• Kriteria rundingan terus;
• Satu pembekal sahaja yang boleh membekalkan barangan.
• Projek/keadaan terdesak yang memerlukan segera.
• Bagi maksud penyeragaman – kesesuaian dengan barang sedia ada

SILA KE TAJUK 328: SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN: BAHAGIAN 4

Definition of 'Bid Rigging'

A scheme in which businesses collude so that a competing business can secure a contract for goods or services at a pre-determined price. Bid rigging stifles free-market competition, as the rigged price will be unfairly high. The Sherman Act of 1890 makes bid rigging illegal under U.S. antitrust law. Bid rigging is a felony punishable by fines, imprisonment or both.

There are four main types of bid rigging: bid suppression, complementary bidding, bid rotation and subcontracting. In the most common of these schemes, complementary bidding, some of the "competitors" submit offers that they know the buyer will reject because the price is too high or the terms are unacceptable in order to create the appearance of legitimate bidding while ensuring that a prearranged "competitor" will win the bid.

Bid rigging is a form of fraud in which a commercial contract is promised to one party even though for the sake of appearance several other parties also present a bid. This form of collusion is illegal in most countries. It is a form of price fixing and market allocation, often practiced where contracts are determined by a call for bids, for example in the case of government construction contracts.

Bid rigging almost always results in economic harm to the agency which is seeking the bids, and to the public, who ultimately bear the costs as taxpayers or consumers.

Types of Bid Rigging

There are some very common bid rigging practices:

Subcontract bid rigging occurs where some of the conspirators agree not to submit bids, or to submit cover bids that are intended not to be successful, on the condition that some parts of the successful bidder's contract will be subcontracted to them. In this way, they "share the spoils" among themselves.

Bid suppression occurs where some of the conspirators agree not to submit a bid so that another conspirator can win the contract.

Complementary bidding, also known as cover bidding or courtesy bidding, occurs where some of the bidders bid an amount knowing that it is too high or contains conditions that they know to be unacceptable to the agency calling for the bids. Complementary bidding, however, is not always a corrupt practice. A contractor that is too busy to complete the work will often place a high bid simply to maintain a relationship with government agencies.

Bid rotation occurs where the bidders take turns being the designated successful bidder, for example, each conspirator is designated to be the successful bidder on certain contracts, with conspirators designated to win other contracts. This is a form of market allocation, where the conspirators allocate or apportion markets, products, customers or geographic territories among themselves, so that each will get a "fair share" of the total business, without having to truly compete with the others for that business.

These forms of bid rigging are not mutually exclusive of one another, and two or more of these practices could occur at the same time. For example, if one member of the bidding ring is designated to win a particular contract, that bidder's conspirators could avoid winning either by not bidding ("bid suppression"), or by submitting a high bid ("cover bidding").

Source: http://www.investopedia.com/terms/b/bid-rigging.asp#ixzz28zk3Frd5