SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN: BHG 3

dari Bahagian 2

  SISTEM PEROLEHAN KERAJAAN  
  BAHAGIAN 3  

Kembali berceloteh tentang pengalaman aku mengendalikan perolehan Kerajaan. Kebanyakan kaedah perolehan yang dipohon oleh KEMENTAH semasa aku bertugas di MOF adalah prolehan secara Rundingan Terus. Perihal rundingan terus ini, aku akan menulis tentangnya secara lebih terperinci kemudian.

Di peringkat awal aku berkhidmat di BPK, MOF, tender-tender yang bernilai melebihi RM50 juta akan dikendalikan sendiri oleh BPK. Manakala yang bernilai di bawah RM50 juta diturunkan kuasa kepada Kementerian masing-masing.   Bagaimanapun mulai tahun 2001, semua proses tender tanpa mengira nilai perolehan telah diturunkan untuk diproses oleh Kementerian masing-masing setelah mendapat kelulusan Perbendaharaan.  Pegawai Pengawal diberi kuasa untuk memproses perolehan tender tanpa mengira nilai perolehan.    Bagi tender yang bernilai melebihi RM30 juta, proses perolehan di Kementerian hanya boleh mula dilaksanakan (bermula dengan Surat Niat) setelah mendapat kelulusan dari Kementerian Kewangan.

Pengalaman menguruskan tender terbuka yang pertama (tahun 2000) dan terakhir ialah perolehan 11 buah  'Light Observation Helicopter (LOH)' untuk Pasukan Udara Tentera Darat (PUTD).  Aku sendiri yang menyediakan buku dokumen tender untuk dijual kepada pembida.  Beberapa pembida yang aku ingat ialah helikopter Bell (USA), Sokhol (Poland), Mi17 (Russia), Agusta (Italy), EADS (France) dan HAL, India.

Peringkat akhir mendapati Agusta (A109M) telah memenangi tender setelah berentap di peringkat akhir dengan AS355. Bagaimanapun atas beberapa sebab, tender tersebut telah dibatalkan dan perolehan tersebut ditenderkan semula.  Pada ketika ini proses tender telah diambil alih oleh KEMENTAH.  Akhirnya, A109 sekali lagi memenangi tender. Banayk cerita berkaitan tender ini, namun cukuplah setakat ini.  Signifikan kepada perolehan pertahanan selepas ini adalah perkembangan pengaruh negara Brigitte Bardot sebagai pembekal utama sistem pertahanan negara khususnya Laut dan Udara.

TENDER adalah kaedah perolehan yang paling telus dan memenuhi keperluan pengguna.  Ia juga lebih adil berbanding dengan cara atau kaedah perolehan yang lain. Tetapi kenapa masih ramai yang mengelakkan TENDER?

Auditor-General perlu juga jangan hanya melihat kesalahan penjawat awam yang membuat perolehan.  Kaji juga bagaimana proses tender dilaksanakan. Mengambil masa yang terlalu lama. Banyak kerenah. Kadangkala sehingga setahun atau lebih proses belum lagi selesai. Bajet yang disediakan tidak boleh digunakan.  Akibat tidak sabar menunggu proses tender, pada masa yang sama keperluan menggunakan barangan semakin mendesak, pengguna terpaksa membeli juga dengan menggunakan kaedah lain seperti sebut harga atau pembelian tempatan.

  PEROLEHAN SECARA TENDER  

Dasar Perolehan Secara Tender

• Proses tender perlu laksanakan jika nilai perolehan melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis barangan:
• Bekalan (AP 171, SPP 5/2009)
• Perkhidmatan (AP 190, SPP 5/2009)
• Kerja (AP 181, SPP 5/2009)
• Pusat Tanggung Jawab (PTJ) adalah dilarang memecahkecilkan perolehan bagi mengelakkan pelawaan tender. (Rujuk: SPP 5/2007 para 4.2)

Perancangan Tender

• Perihal berkaitan perancangan tender boleh dirujuk secara lebih terperinci kepada:
• Peruntukan kewangan (AP168, SPP5/07 - para 4).
• Barangan guna sama (AP 178.1. 5/07 - para 6.1).
• Kajian pasaran (AP169.1).
• Tentukan jenis Perolehan.
• Pendaftar Kontraktor (AP184).
• Menyediakan jadual perancangan (SPP5/07 para 3.2).
• Penggunaan Mata Wang (SPP 5/2007 – para 12)
• Dasar-dasar khusus yang perlu diambil perhatian apabila melaksanakan tender adalah seperti berikut:
• Penggunaan bahan/barang/perkhidmatan tempatan;
• Keutamaan kepada Syarikat Bumiputera;
• Perolehan secara percuma atas kapal (FOB)- penjelasan terperinci berkaitan kaedah pengangkutan ini boleh dirujuk ke TAJUK 85- INCOTERMS);
• Pemindahan teknologi dan pengembangan industri tempatan; dan 
• Penggunaan borang-borang piawai (SPP 5/07 – para 7)
• Perkara-perkara yang perlu diambil perhatian:
• Semua proses tender hendaklah dirahsiakan (SPP 5/07 para 34, 35).
• Pegawai yang mempunyai kepentingan dengan   petender perlu mengistiharkan kepentingan dan menarik diri secara bertulis daripada menguruskannya.

Penyediaan Spesifikasi 
(Rujukan: SPP 5/07 para 8)

• Jawatan Kuasa  Spesifikasi Teknikal (JKST) hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya 3 orang pegawai yang mahir dan berkelayakan (para 8.1) dan mereka ini dilantik oleh Ketua Agensi (para 8.1)
• JKST perlu diberi masa yang mencukupi untuk membuat penilaian (para 8.2)
• Butiran spesifikasi yang jelas (para 8.2)
• Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu, jika tidak dielakkan, guna ungkapan ‘atau persamaan’ (para 8.3 c)
• Memenuhi Standard Malaysia (MS) atau Standard Antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan (para 8.3.d)
• Kelulusan MAMPU bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat (para 8.3 f)

Butir-butir Spesifikasi

(Rujukan: SPP 5/07 para 8.3 a,b,c)

Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut :

• Jenis
• Warna
• Saiz/bentuk/ukuran/berat
• Kualiti
• Pembungkusan
• Cara penghantaran
• Nisbah kandungan
• Tempoh masa       
• Bilangan yang diperlukan
• Perolehan secara pukal
• Jumlah tenaga manusia
• Tahap kepakaran/kelulusan
• Keupayaan minimum
• Butiran lain yang berkaitan

Penyediaan Dokumen Tender

• Sediakan dokumen berasingan untuk teknikal dan harga (AP 197.2)
• Syarat wajib nama syarikat dan harga tidak dicatat dalam dokumen tawaran teknikal.
• Bagi barangan import, tawaran harga perlu secara FOB kecuali bagi perolehan ubat-ubatan dan perolehan perisian ICT yang diimport.
• Tawaran tender hendaklah dalam 2 sampul berlakri berasingan bagi tender bekalan dan perkhidmatan (AP 197.2).
• Bantahan spesifikasi boleh dibuat oleh petender dalam tempoh:
• 14 hari bagi tender tempatan (dari tarikh dokumen tender mula dijual)
• 28 hari bagi tender antarabangsa (dari tarikh dokumen tender mula dijual)

Maklumat Dokumen Tender

(Rujukan: SPP 5/07 para 16, 17, 18, 19)

• Tajuk Tender
• Arahan kepada petender
• Tempat penghantaran
• Spesifikasi
• Borang Tender
• Surat Setuju Terima
• Syarat-syarat tender
• Terma-terma Kontrak 
• Senarai kuantiti/ringkasan
• Jadual kadar harga
• Lukisan teknikal/pelan
• Cadangan Pemindahan Teknologi
• Prestasi/trek rekod
• Profail dan kedudukan kewangan petender
• Perkara lain yang berkaitan
• Senarai Semak tender

Iklan Tender

• Tender Tempatan:
• Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama berbahasa Melayu.
• Dalam Laman Web Agensi, Laman Web  MyGovernment (hyperlink: MAMPU             www.gov.my) bagi tender kerja dalam Laman Web CIDB.
• Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari (dari tarikh dokumen tender mula dijual atau tarikh lawatan tapak)

• Tender Antarabangsa:
• Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian tempatan utama berbahasa Melayu & 1 bahasa Inggeris.
• Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari dari tarikh dokumen tender mula dijual atau tarikh lawatan tapak.
• Catatan : Tempoh sahlaku harga tender (tempatan & antarabangsa) ialah 90 hari (minima)

• Kandungan Iklan Tender:
• Jabatan yang memanggil tender.
• Tajuk Tender.
• Syarat-syarat petender yang layak
• Tempat, tarikh dan masa dokumen dijual
• Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumen tender
• Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan   ditutup

Penerimaan Tender

• Peti Tawaran:
• Dikunci dengan 2 kunci berasingan (AP 196).
• Dilabel tajuk, tarikh dan waktu tutup
• Anggaran harga jabatan dimasukkan dalam peti tawaran sebelum  tarikh tutup
• Peti ditutup jam 12 tengah hari
• Tawaran melalui pos dimasukkan ke dalam peti sebaik sahaja tawaran diterima sebelum tarikh dan waktu tutup.
•  Tawaran Lewat. Tawaran yg lewat dari waktu & tarikh tutup tidak dipertimbangkan.

Membuka Tender

(Rujukan: AP197, SPP 5/07 para 30 – 33)

• Pembukaan Peti Tawaran:
• Dibuka secepat mungkin oleh jawatankusa Pembuka Tender
• Sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai, seorang daripadanya hendaklah kumpulan P & P.
• Dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis.
• Berlainan daripada Ahli Jawatankuasa Penilaian.
• Tender lebih RM30 juta (bekalan/perkhidmatan) lebih RM50 juta (kerja) dibuka dihadapan Awam (para 33)

• Tugas Jawatan Kuasa Pembuka Tender;
• Buka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan
• Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran
• Menyempurnakan borang jadul tender dengan mencatakan:
• Nama Petender
• Amaun yang ditender
• Tempoh siap/tempoh penyerahan
• Tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan           apa-apa pindaan ;
• Tugas Jawatan Kuasa Pembuka Tender.
• Buka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan
• Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran.
• Menyempurnakan borang jadul tender dengan mencatatkan:
• Nama Petender
• Amaun yang ditender
• Tempoh siap/tempoh penyerahan
• Tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan.

Penilaian Tender

(AP 197.3, SPP 5/07 para 39

• BEKALAN / PERKHIDMATAN
• Jawatankuasa Teknikal.
• Jawatankuasa Kewangan/Penilaian Harga

• KERJA
• Jawatankuasa Penilaian

Jawatankuasa Penilaian Teknikal Tender (JPTT)

• Jumlah keahliannya sekurang-kurangnya 3 orang.
• Terdiri dari pegawai yang mahir, berpengalaman  & berkelayakan dalam perolehan yg ditender
• Penilaian secara terperinci berasaskan spesifikasi tender
• Dibuat secara mesyuarat
• Laporan ditandatangani oleh semua ahli JawatanKuasa

Jawatan Kuasa Penilaian Harga

• Keahlian tidak kurang dari 2 orang, iaitu seorang  Pengerusi dan    ahli,  dimana salah seorang daripada Kumpulan P & P.
• Ambilkira faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, duti, cukai, harga pasaran terbuka, kepupayaan petender dsb.
• Semak anggaran harga jabatan untuk perbandingan harga yang    ditawarkan petender.
• Penilaian bagi kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan         seumpama hendaklah berasaskan harga yang menyeluruh seperti alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan dan harga penyelenggaraan
• Dibuat secara bermesyuarat.
• Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli JK.
• Proses penilaian hendaklah disiapkan dan dilaksanakan seboleh- bolehnya tidak melebihi 30 hari dari tarikh tawaran tender  dikemukakan kepada Jawatankuasa.

Penyediaan Kertas Taklimat Tender
(Rujukan: AP 197.4)

Perlu mempunyai maklumat/dokumen berikut:

• Salinan iklan surat khabar
• Salinan Spesifikasi tender
• Jadual tender diterima
• Salinan sijil pendaftaran
• Penilaian, syor dengan justifikasi perakuan
• Maklumat-maklumat lain yang berkaitan

Pertimbangan Lembaga Perolehan

• Lembaga Perolehan dilantik oleh YB Menteri Kewangan dan diwartakan (AP 192);
• Keputusan sebulat suara
• Dalam had nilai kuasa yang dibenarkan
• Keputusan tidak sebulat suara / melebihi had nilai kuasa, perakuan dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad.

Surat Niat

• Surat yang dikeluarkan kepada petender yang mana kandungannya meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima tawaran petender tersebut, tertakluk kepada persetujuan syarat-syarat Agensi yang dikehendaki dipatuhi oleh petender sama ada melalui rundingan terus atau cara-cara lain;
• Dikeluarkan sebaik sahaja keputusan tender diperolehi dari Urus Setia Tender;
• Sebelum surat niat dikeluarkan, agensi Kerajaan tidak boleh membuat apa-apa perhubungan dengan petender yang mungkin boleh menjejaskan hasil penilaian ke atas sesuatu tawaran yang diterima;
• Di mana rundingan diadakan, semua perbincangan dan persetujuan hendaklah diminitkan dengan senarai kehadiran.

Surat Setuju Terima

• Surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen tender, syarat yang telah dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang ditelah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya;
• Hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Lembaga Perolehan diperolehi dan dalam tempoh sah laku tender 
• Ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak
• Kontraktor hendaklah kembalikan Surat Setuju Terima dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat tawaran tersebut 
• Pegawai yang boleh menandatangani Surat Setuju Terima hendaklah pegawai awam yang diberi kuasa di bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973)
• Surat Setuju Terima (SST) hanya boleh dikeluarkan setelah mendapat kelulusan MITI bagi bahan / barang import

Dokumen Kontrak

• Dokumen Kontrak menggariskan had obligasi kontraktor dan hak kedua-dua belah pihak Kerajaan dan Kontraktor.  Dokumen Kontrak mengandungi perkara-perkara berikut:
• Syarat-syarat am Kontrak ; dan
• Syarat-Syarat khas yang dipersetujui oleh kedua-dua pihak jika berkaitan.

• Mengikut Sek. 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949, semua kontrak bagi pihak Kerajaan hendaklah dibuat atas nama KERAJAAN MALAYSIA ;
• Tandatangan Kontrak
• Ditandatangani oleh Menteri atau mana-mana pegawai yang diberikuasa oleh Menteri secara bertulis (Sek. 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949);
• Tandatangan hendaklah menggunakan dakwat hitam yang kekal
• Dalam tempoh 14 hari salinan Kontrak hendaklah dihantar kepada:
• Akauntan Negara/Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri jika        mengenai Kontrak Persekutuan.
• Akauntan Negeri/Bendahari Negeri jika mengenai kontrak Negeri.